11 Puntos Claves para un proceso disciplinario
Para llegar a determinarse un despido o la aplicación de cualquier sanción de un trabajador, será necesario adelantar un Proceso Disciplinario, por lo que en virtud del artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, establece que el Reglamento de Trabajo es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio, el cual de acuerdo al artículo 105 del código en referencia es obligatorio adoptarlo por “… todo empleador que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales…”
Este reglamento Interno de trabajo debera contener la escala de faltas y procedimiento para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
Las sanciones disciplinarias no pueden consistir en penas corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador.
Puntos a tener en cuenta:
1.Cuando la sanción consista en suspensión de trabajo, esta no puede exceder de ocho (8) días por la primera vez, ni de dos (2) meses en caso de reincidencia de cualquier grado.
2.Las multas que se prevean solo pueden causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no pueden exceder de la 5ª parte del salario de un (1) día y su importe se consigna en cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.
3.El empleador puede descontar las multas del valor de los salarios.
4.La imposición de una multa no impide que el empleador prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.
5.El empleador publicará en cartelera de la empresa el reglamento interno de trabajo y en la misma fecha informará a los trabajadores, mediante circular interna, del contenido de dicho reglamento fecha desde la cual entrará en aplicación., por favor deje evidencia de esta socialización.
6.La organización sindical, si la hubiere, y los trabajadores no sindicalizados, podrán solicitar al empleador dentro de los quince (15) días hábiles siguientes los ajustes que estimen necesarios cuando consideren que sus cláusulas contravienen los artículos 106, 108, 111, 112, o 113 del Código Sustantivo del Trabajo.
7.Las facultades sancionatorias de que gozan los empleadores frente a sus trabajadores, debe ser ejercida en forma razonable y proporcional a la falta que se comete y, además con el rigorismo de estar plenamente probados los hechos que se imputan
No olvide que usted como empleador no puede imponer a sus trabajadores sanciones no previstas en el reglamento, en pacto, en convención colectiva, en fallo arbitral o en el contrato individual.
Antes de aplicarse una sanción disciplinaria al trabajador, debe dar oportunidad de ser oídos tanto al trabajador inculpado como a dos representantes del sindicato a que este pertenezca en caso de que tenga sindicato.
Si usted no deja evidencia de estos descargos no producirá efecto alguno la sanción disciplinaria que se imponga.
A continuacion enunciamos los requisitos del proceso disciplinario existente en Colombia (Ver Sentencia C-593 de 2014).
1.Usted como empresa tiene la obligación de establecer y publicar el procedimiento disciplinario dentro de la empresa, con el fin de garantizar los derechos al debido proceso y defensa de los trabajadores.
2.Adoptar la publicación de una política o manual que dé a conocer el trámite de los procesos disciplinarios al interior de la empresa.
3.Hacer referencia a dicha política en la actualización más próxima del Reglamento de Trabajo.
4.Deberá dejar documentada la comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario a la persona imputada y la formulación de cargos, notificando al trabajador la apertura del proceso e indicándole los hechos o conductas que lo motivaron.
5.Los presuntos incumplimientos o faltas a los deberes/obligaciones del trabajador tienen que estar preestablecidos en la ley o el reglamento de trabajo y deben ser indicados al trabajador enumerando las faltas en la citación a descargos o al inicio de la diligencia de descargos y se dejará constancia en acta, esta acta debera contener fecha, hora y lugar de la citación a descargos e indicar a el trabajador la oportunidad que tiene de presentar las pruebas a su favor.
6.Si el trabajador requiere un tiempo adicional para reunir las pruebas que fundamenten su defensa, este se le podrá otorgar.
7.Es importante que la empresa comunique al trabajador las pruebas en las que se basa para la imputación.
8.Permitirle al trabajador manifestar sus consideraciones respecto de las pruebas, a fin de que ejerza su derecho de defensa.
9.Si el trabajador lo solicita, podrá suspenderse la diligencia de descargos, para que pueda analizar adecuadamente las pruebas que resulten complejas o requieran tiempo para su análisis y fijar una nueva o concederse término prudente para la presentación de las pruebas por escrito.
10.Agotados los descargos, como empleador tomará una decisión basada en el análisis de los hechos, las pruebas y la defensa del trabajador, indique las normas legales o del reglamento de trabajo en las cuales han sido previstas las faltas imputadas., Recuerde cuando realice el pronunciamiento definitivo como empleador mediante un acto motivado Si procede una sanción, esta deberá ser proporcional a la falta, sin perder de vista la antigüedad e historia laboral del trabajador, dejar dicha motivación por escrito.
11.Incluya en la comunicación de la decisión adoptada y en la política de procedimiento disciplinario que se elabore, particularmente para las terminaciones unilaterales y con justa causa del contrato, la expresión de que “en caso de desacuerdo con lo expuesto, se podrá acudir a la jurisdicción ordinaria”.
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Así las cosas, cuando usted como empleador considere tener las pruebas que demuestran que un trabajador incurrió en una falta que amerite la aplicación de una sanción disciplinaria o que constituye una justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo sin que haya lugar a indemnización por despido injusto, deberá, en cumplimiento del debido proceso y del derecho de defensa, llevar a cabo una diligencia de descargos en la que el trabajador tenga la oportunidad de defenderse frente a la presunta falta o justa causa regulada en el artículo 65 del Código Sustantivo de Trabajo, Así mismo, La Sentencia C-299 de 1998 de la Corte Constitucional, con fundamento en el artículo 29 de la Constitución Nacional, otorgó al trabajador la posibilidad de ejercer el derecho de defensa frente al empleador, antes de que se tome cualquier decisión que puede dar como consecuencia terminar o no el contrato de trabajo.
Procedimiento que está establecido en el convenio 158 de la OIT, ratificado por Colombia y que hace parte del bloque de constitucionalidad.
Sin embargo, es importante aclarar para dirimir las controversias generadas por un despido con justa causa, solo la Jurisdicción Ordinaria Laboral es la llamada a definir el conflicto.
Lea el concepto Completo No 05EE2022120300000072076 del Ministerio de Trabajo
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